Мін’юст оновив правила діловодства та архівного зберігання документів

Набрав чинності наказ Міністерства юстиції України від 16 березня 2026 року № 667/5 «Про затвердження Змін до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях та визнання таким, що втратив чинність, наказу Міністерства юстиції України від 07 вересня 2015 року № 1656/5».

Зміни стосуються порядку оформлення документів, проведення експертизи їх цінності, вилучення для знищення, а також доповнення складу документів тривалого зберігання. Окрему увагу приділено роботі з документами в умовах воєнного стану: визначено порядок поводження з документами та їх зберігання в умовах особливого періоду, включаючи питання їх переміщення, обліку та збереження.

Впроваджено новий розділ, присвячений діловодству в особливий період, що є критично важливим для суб'єктів у зонах ризику.

🔹 Нові вимоги до оформлення документів

Уточнено проставлення позначки «Копія». Тепер вона обов’язково розміщується на лицьовому боці у правому верхньому куті першого аркуша документа. Це уніфікує оформлення копій у різних установах та усуває практичні помилки через різночитання норм.

🔹 Актуалізація термінології

Змінено формулювання: замість «місцевих органів влади» тепер вживається термін «місцеві органи виконавчої влади та органи місцевого самоврядування». Це уточнення впорядковує коло суб’єктів, які формують та передають документи.

🔹 Оновлення процедур вилучення та знищення документів

Акти про вилучення для знищення документів відтепер формуватимуться на підставі номенклатур справ.

Передбачена додаткова довідка при знищенні фінансових документів, у якій зазначаються відомості про:

• відсутність податкових перевірок та фінконтролю;
• сплив мінімального строку зберігання;
• відсутність документів, важливих для відшкодування збитків від агресії рф;
• відсутність спорів і судових проваджень;
• відсутність документів, що підпадають під статті 39 і 39-2 ПКУ.

Це посилює контроль за знищенням важливих документів та запобігає втраті цінної інформації.

🔹 Доповнення переліку документів тривалого зберігання

До цього переліку додано нову категорію: персоніфіковані відомості про зарплату та інші виплати застрахованим особам.

🔹 Передача документів після реорганізації органів влади

Конкретизовано порядок передачі документів під час реорганізації територіальних органів міністерств та центральних органів влади, включно з випадками створення відокремлених підрозділів.

🔹 Поводження з документами в умовах особливого періоду

Правила доповнено новим розділом щодо поводження з документами в умовах особливого періоду. У ньому визначено порядок організації діловодства під час мобілізації та воєнного стану, передачі архівних документів, їх евакуації, фіксації пошкоджень, а також дій у разі втрати або викрадення документів.

Зокрема у ньому передбачено таке:

• керівник установи видає документ, що визначає порядок діловодства під час мобілізації, активних бойових дій, тимчасової окупації та демобілізації;
• документи з територій бойових дій або тимчасово окупованих передаються до архіву за місцем припинення установи або до органу вищого рівня в іншому регіоні;
• архівна установа повідомляє Державну архівну службу України про прийняття документів на зберігання, їхню кількість, дату і місцезнаходження, забезпечити збереження документів та недопущення витоку інформації про їхнє місцезнаходження (порядок евакуації, зберігання та знищення документів визначено окремим наказом Мін’юсту № 3194/5);
• після деокупації території спеціальна комісія оглядає приміщення, де зберігались документи, та фіксує пошкодження, втрати або знищення документів, проводить детальну фото- і відеофіксацію, складає акти разом із поліцією, ДСНС та місцевою владою;
• у разі викрадення або втрати архівних документів установи повідомляють про це Державній архівній службі, здійснюють заходи з фіксації втрат та, за можливості, відновлення документів.

Ці зміни спрямовані на забезпечення збереженості документів історичної, правової та доказової цінності у складних умовах воєнного часу.

Джерело: Міністерство юстиції України